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人事檔案管理在企業人力資源管理的作用

來源:網絡|發布時間:2021-01-31|瀏覽次數:
人事檔案管理在企業人力資源管理的作用 摘要:一直以來,人力資源管理和人事檔案管理相互依賴、相互促進、同步發展,二者作為一個有機的整體,不可分離。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分,加強人事檔案管理工作,科學規范地管理人事檔案,抓好人事檔案的制度建設,是做好人事工作的必要條件[1]。合理、高效地開展人事檔案管理工作,將大力推進企業的人力資源管理工作的開展,從而增強企業的核心競爭力,宣傳企業形象,提升企業地位,促進企業健康、可持續地發展。本文旨在討論在企業人力資源管理中,人事檔案管理的重要地位、存在的問題及相應的解決方案,為企業如何做好人事檔案管理工作提供一些可行性的思路。

關鍵詞:人事檔案管理;人力資源管理;作用;要求

隨著我國經濟的快速發展及各項政策的逐步完善,我國企業也進入了高速發展的時代。人力資源管理是企業管理的重要組成部分,在企業日常管理過程的作用舉足輕重,而人事檔案則是企業在選擇、雇傭以及發展人才時應考慮的基礎,盡管企業人事檔案管理工作較之前相比已經取得了巨大進步,各企業積累了豐富的經驗,但仍有許多問題亟待完善。文章旨在研究企業人事檔案管理在人力資源管理中的重要地位、存在的問題及相應的解決方案,為今后人事檔案管理工作更好地開展開拓新思路。

一、人事檔案管理與人力資源管理的含義

1.人事檔案管理的定義人事檔案管理是指收集、整理、保存、鑒別、統計和提供利用人事檔案的活動,它記錄一個人從學校到各個工作崗位不同時期的軌跡,是具有使用價值和保存價值的文件材料,有著不可替代的作用[2]。2.人力資源管理的定義就是把人力作為一種資源,如同金子、銀子、鉆石等等資源一樣,通過一系列活動,即招聘、培訓、薪酬管理、績效管理、企業文化等進行價值最大化分配和利用[3]。

二、人事檔案管理與人力資源管理的關聯性

在人力資源管理工作中,人事檔案管理與人力資源管理的六大職能密不可分,有效促進著人力資源管理工作的正常進行。企業在招聘錄用過程中會收集大量的個人簡歷,從招聘到錄用每一步產生的信息都是建立人事檔案所需的資料,初期收集到的簡歷要經過嚴格的篩選、鑒別,再通過面試,均合格后才能確定為最終錄用人員。企業通過人事檔案查看員工的基本信息,了解、分析基本情況,人事檔案也是企業員工績效考核、選拔任用的重要依據。科學地確定每位員工的績效成績是確定工資水平、獎勵待遇的前提,這關系到員工的工作情緒和生活水平。人事檔案與人力資源管理兩者相互促進,相互依賴。人事檔案是員工個人在文字方面的真實反映,為人力資源管理過程中的招聘、晉升、任用等環節奠定基礎,要想科學、有效地制定人力資源計劃,發揮參謀助手作用,讓領導決策有據可循,就需要查閱員工流動的檔案信息。

三、人事檔案管理在人力資源管理中發揮的作用

1.促進作用一是最大化發揮人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的基本信息、工作經歷、德才表現以及考評結果,就是要利用檔案中的信息了解陌生員工的“過去式”,揚長避短、各盡其用,最大限度地預測、使用人才,避免埋沒、壓制人才。二是最優化促進人力資源的配置。一個企業內部人才數量、質量、結構、水平等方面的信息都能在人事檔案中得到體現。要想避免人才擠壓和所學達不到所用的現象產生,就要充分發揮人才的特長,要在組織內部進行合理調配,把人員安排到最適合其發揮的崗位,加強組織、部門之間科學、合理的人才流動。這種所謂的科學管理可以通過對人事檔案的歸類和整理來實現。三是科學化預測人力資源的需求。組織內部是影響人力資源需求的主要來源,如果預測人力資源需求時未考慮人事檔案,人力資源工作可能會出現盲區,因為人事檔案的有效性對于制定科學的人力資源計劃、分析是否適應組織的變革與發展要求起著積極的推動作用。2.負面作用一是失真的檔案材料會妨礙人力資源的合理配置。失真的材料會使人事檔案的嚴肅性、真實性大大降低。作為人事檔案的基本特性,失去了真實性,人事檔案也就失去了利用及參考的價值。我們在清查檔案的過程中會發現一些人為了獲利而涂改年齡、黨齡、工齡,或是在學歷、閱歷上造假。這些行為破壞了檔案的真實性、嚴肅性、權威性,必將造成人力資源不合理的配置。二是缺損的個人檔案材料會造成人力資源可信度的降低。人事檔案如實代表著一個人的社會實踐經歷和成長過程,歸檔過程也應是一個前后銜接、有機統一的整體。然而,現如今人事檔案中材料千篇一律,在組織鑒定、考察講評材料中多空話套話,體現不出個人特點,甚至還有遺漏、不完整的情況,那么人事檔案就失去了真實的參考價值,降低了人力資源的效力,可能會讓組織承受不必要的虧損。三是落后的人事檔案管理方法制約著人力資源的開發。要想提高人力資源現代化管理的服務質量,潔凈室www.hrjhgs.com,就要求人事檔案管理能及時有效地提供各種信息。但目前更多企業在管理人事檔案時,依舊采用手動記錄標注、檢閱翻查為主的舊式管理方法,從事檔案的管理工作者缺乏創新意識和競爭動力,成都實驗室裝修www.vnnu.cn,僅僅滿足于看攤守點,難以為人力資源開發提供為之有效的服務。

四、企業中人事檔案管理應注意的問題

1.提高重視程度有些企業人事檔案管理工作長期疲于應付,只在表面上做做文章。同時,相關工作人員以及相關領導不重視人事檔案管理工作,認為其只是簡單的事務性工作,以單純保管資料、不遺失、不泄露內容、做好查檔和轉移為工作職責,再加上其無法創利的特點,使相關領導在進行崗位配置時,不重視人事檔案管理人員的專業性,造成一些企業的檔案管理人員業務水平較低,服務態度差,若再加上工作人員的頻繁更替,凈化工程www.schrjh.com,都會對企業人事檔案管工作的標準化、科學化造成不利影響,進而影響人力資源管理工作的有序開展。2.加強制度管理雖然目前已經修訂了《干部檔案工作條例》、《干部認識檔案材料鑒別歸檔》、《國家人事部關于流動人員人事檔案管理暫行規定》等規定,但這些制度的重點在于收集整理,只立足于管理,對現代化、信息化很少涉及。3.提升利用價值分析現狀,企業在人事檔案管理方面,更注重對年齡、籍貫、工作時間等簡單信息的核對,不重視年終的員工考核和人事檔案記錄,這都是人事檔案管理的舊套路、老模式,這就造成了員工、檔案二者缺乏有機的統一,大大降低了人事檔案的利用價值。

五、人事檔案管理工作的要求

鑒于以上分析,不難得出要想讓人事檔案工作真正為企業的發展做出新的貢獻,適應新要求,就必須立足本職、根據現狀謀改革,以知識經濟時代為背景,積極拓展管理新思路。1.建立健全科學、合理的人事檔案管理制度鑒別檔案時必須遵循“取之有據,舍之有理”的原則。這要求檔案管理人員實時、精確地收集檔案材料,嚴謹、科學地歸檔整理材料,及時、主動地更新檔案材料,對現有的德才表現需客觀評價,不能生搬硬套。在出現人事變動或借閱檔案(材料)時要做好登記,確保嚴格傳遞,責任到人,認真核對,注意安全,避免出現不必要的麻煩。2.創新檔案管理制度和操作模式,提升人事檔案管理水平人事檔案管理未來科學化、現代化的發展進程既包括管理手段的科學化,又包括管理理念的現代化。若想切實有力地提高人事檔案管理工作效率,可以設想構建一個現代化的綜合信息管理體系。搭建一個電子檔案信息數據庫,錄入的信息要準確、全面、真實、實時。通過檔案數據庫可以查詢、檢索、統計、分析人員信息,并生成各種名冊和表格,進一步提高人事檔案工作的效率和質量。3.引進高素質人才,加強人員培訓,提高人員素質檔案工作人員作為檔案管理工作的主,提高人事檔案工作質量的關鍵是要提高人事檔案管理人員的專業文化素質、科學文化素質和職業道德水平,這就要求檔案管理人員擁有現代化科技知識,掌握運用現代的、科學的本領,樹立高質量、高素質、高效率的檔案管理理念。同時應注意增強檔案管理人員的服務意識,為管理制度的創新建言獻策,加強與各部門、人員之間的協作交流,從而更好地為企業人力資源管理和高層的決策提供服務[4]。

參考文獻

[1]張海濱.從中日人事檔案管理的比較看我國人事檔案管理的前景[J].山西財經大學學報,2011,33(4):194-195.

[2]鄧紹興,陳智為.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社,2001.

[3]于桂蘭,魏海燕.人力資源管理[M].北京:清華大學出版社,2004.

[4]張蘭月.檔案工作中的知識管理分析[J].河南職工醫學院學報,2011,22(2):235-237.

作者:周靜 單位:國機資產管理公司 在线看日本免费不卡资源,日本免费网址大全在线观看,日本不卡免费一区二区

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