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人事檔案管理新形式分析

來源:網絡|發布時間:2021-02-12|瀏覽次數:
人事檔案管理新形式分析 摘要:隨著社會的發展,市場增加了對人才的需求,人才的種類結構也出現了很多變化,而人事檔案管理工作可以深層次的挖掘人才信息,挖掘人才的潛力。但社會新形式的出現,給人事檔案管理提出了挑戰,很多管理中的不足越加明顯,很難滿足社會新形式提出的要求。為此,檔案管理工作必須不斷完善,提高管理的水平與效率。

關鍵詞:人事檔案管理;新形勢;對策

引言

由于經濟的發展和信息技術的廣泛應用,讓很多企業與社會機構的人事檔案管理工作發生了質的改變,向數字化、信息化轉變,制定了新的考核機制。但做這些工作的前提是,凈化工程www.schrjh.com,企業或社會機構正視管理工作中的不足,積極應對新形勢帶來的挑戰,讓人事檔案管理工作符合新形式提出的要求。

一、人事檔案管理的現狀

(一)檔案內容陳舊,存在虛假信息

人事檔案會記錄一個人的經歷,像是教育經歷、社會經歷等,其中包括一個人的思想意識、工作評價、掌握的專業技術等,是企業或社會機構審核一個人的重要指標,可以從檔案發現一個人的長處與短處。但很多單位的人事檔案較為陳舊,缺少人員近期的檔案材料,有的材料中甚至只有歷史材料。另外,很多人為了在企業或機構中的得到更高的職位,潔凈室www.hrjhgs.com,會填寫虛假信息,讓檔案失去了真實性、客觀性、公正性,比如,為了體現出自身的優勢,會填寫一些自己沒有得到的工作內容與業績,沒有可以審核的依據;或是,為了順利入伍或入團,改變自己的年齡;有時也會出現隨意涂抹的情況,這些都會影響單位對員工客觀的分析。

(二)檔案出現遺漏,檔案可利用價值不高

檔案出現遺漏分為兩種情況,第一種情況是:單位雖然有專業的檔案管理部門,但沒有給以足夠的重視,導致人力、物力資源投入不足,管理水平較低,又因為檔案管理人員受傳統管理思想的束縛,沒有改變自身的管理觀念,依然采用傳統的方法管理檔案,收集并整理,沒有及時核對檔案信息,可能會造成檔案收集的遺漏,讓檔案失去完整性。第二種情況是:一些單位并未設立專門的檔案管理人員,而是由其他部門的人員擔任,因為其檔案管理的專業水平較低,沒有及時督促單位各部門上交材料,使部分材料缺失。會出現這另種情況的根本原因是單位并未建立專業的檔案管理機制,降低了檔案管理工作的內在質量。

(三)人事檔案管理方法落后,管理制度不規范

因為檔案管理部門基礎設施不足,依然會采用人工收集、整理的方式管理檔案,需要花費較多的時間處理,管理方式落后,如果長時間采用這種管理方式,會讓檔案管理人員產生抵觸心理,消極工作。同時,又因為單位人員流動較大,有離職的人員,也有新加入的人員,如果沒有明確劃分檔案的分類,就會讓檔案秩序混亂,使檔案管理工作失去原有的秩序。管理制度不規范是指,單位沒有規定檔案統一使用的紙張大小,以及檔案的填寫規范,讓工作人員上交的人事檔案規格不統一,給檔案管理工作增加了難度。而有的檔案管理部門雖然配備了計算機等設備,但這些設備并未有效利用,利用率較低。并且,隨著社會人才競爭變得越加激烈,各單位為了增加自身的核心競爭力,會大量引入人才,開放綠色通道,只需人才上交自己的各項證書即可,無需上交其他材料,很難對人才有客觀的分析,有片面的理解,失去了人事檔案的權威性,不再是考核人才的主要憑證和標準。

二、完善人事檔案管理的對策

完善人事檔案管理工作,需要單位領導給檔案管理工作充分的重視,制定人事檔案管理工作的相關規范,提高檔案管理人員的工作素養和專業知識的水平,讓其符合新形勢的需要。

(一)重視人事檔案管理工作,制定管理工作的規范

人們可以通過人事檔案對單位的發展有客觀的分析,了解單位的歷史,為此,單位領導要給以足夠的重視,發現檔案管理工作中的不足,加以規范,實現信息化、數字化管理。單位領導對檔案管理工作的重視,可以提高檔案管理人員工作的積極性,強化工作人員的管理意識,把檔案管理收納到定期考核的范圍中。尤其是單位的人事歷史檔案,要明確檔案的分類,做好整理工作,從歷史檔案找到促進單位向前發展的信息。并且,單位要讓檔案管理工作向體系化轉變,建立檔案管理體系,用管理制度規范人員的行為和意識,及時收集工作人員上交的檔案,全面收集信息,做到不缺失、不遺留,保證檔案的完整性,深層次挖掘檔案信息,充分利用。

(二)提高人事檔案管理人員的工作素養

單位要加大對管理人員的培訓力度,提高人事檔案管理人員工作素質較低,效率不高。為此,單位要聘請專業的管理人員,進行專業的培訓,吸納信息化管理人才,增加管理人員的專業知識,隨著時代的發展及時更新管理觀念,提高管理水平,讓其滿足社會新形勢提出的要求。1.組織培訓想要真正彌補檔案管理工作的中的不足,需要管理人員提高自身的管理水平,學習專業知識與技巧,創新管理方式,提高管理的效率,凈化工程www.schrjh.com,確保管理工作的質量。另外,檔案管理人員還要掌握各項信息技術,熟練操作計算機、掃描儀等設備。此外,單位也要讓管理人員樹立終身學習的意識,不斷學習新知識,讓其把所學的知識加入到自己的知識結構中,巧妙解決實際工作遇到各種難題,提高自身專業管理知識的水平,掌握各項人事檔案管理的技巧。2.強化管理人員工作意識通過管理工作的完善,能夠讓管理人員樹立正確的工作意識,積極工作,深度挖掘人事檔案中的各項信息,向其他部門提供信息。并且,人事檔案管理人員正式進入工作崗位后,不再只是簡單地收集、整理檔案,而是用不同的方面全面分析,不斷挖掘,找到人事檔案中有價值的信息。

(三)完善檔案基礎工作,保證檔案的完整

人事檔案管理的基礎工作是指,及時收集人事變動的各項信息,并整理收集到的信息,按照人員所屬的部門進行歸類,做好保管等一系列工作,這些工作內容是整個人事檔案管理工作的前提,如果檔案在收集的過程中遺漏了某個內容,后續的工作就會無法順利進行。人事檔案收集、整理結束后,管理人員要根據檔案內容,分別歸類,按照順序依次排列,檔案的卷面要書寫工整,便于查閱。對于檔案內部質量,要求管理人員按照規范,及時審核檔案內容的真實性,內容是否有據可查,保證檔案的完整性,拒收不合格的檔案。

(四)增加人事檔案管理的硬件設施,實現信息化管理

單位制定檔案管理工作的相關規范后,也要增加檔案管理部門人力、財力、物力的投入,并根據人事檔案的時間,以及管理部門提出的要求和實際工作內容,把人事檔案按照先后順序,用掃描儀掃描或手動錄入的方式,讓其變成數字檔案,,保證檔案不會外泄,做好檔案的保護;其次,單位投入的硬件設施包括計算機、掃描儀等,這些設施可以把紙質的檔案變成數字檔案,而檔案管理人員也要用相應的技術建立數據庫,把數字化的人事檔案放到數據庫中,對人事檔案的收集工作實時跟蹤,及時補充,讓檔案具有時效性,實現資源共享,便于單位內部管理人員查閱,利用信息技術深層次的挖掘檔案信息,實現現代化管理。

結語

綜上所述,人事檔案管理工作存在很多不足,比如檔案內容陳舊,存在虛假信息,檔案出現遺漏,檔案可利用價值不高,人事檔案管理方法落后,管理制度不規范。為此,各單位要重視人事檔案管理工作,制定管理工作的規范,提高人事檔案管理人員的工作素養,吸納信息人才,完善檔案基礎工作,保證檔案的完整,增加人事檔案管理的硬件設施,實現信息化管理,讓人事檔案信息共享,促進自身發展。

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作者:龍環 單位:邵通市人才服務中心 在线看日本免费不卡资源,日本免费网址大全在线观看,日本不卡免费一区二区

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