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人事檔案管理現狀與解決對策

來源:網絡|發布時間:2021-02-20|瀏覽次數:
人事檔案管理現狀與解決對策 摘要:隨著我國人事制度改革的逐步深入,如何做好人事檔案管理工作,充分發揮其在優化配置人力資源等方面的作用,成為人力資源管理者必須關注的問題。本文通過介紹企事業單位人事檔案管理的情況,分析其中的不足之處,并提出完善人事檔案管理工作的對策,以期為人事檔案管理工作的順利實施打下堅實的基礎。

關鍵詞:企事業單位;人事檔案;管理現狀;解決對策

人事檔案管理主要包含人事、勞資等部門在培養、選用人才活動中形成的材料,詳細記錄每個人在不同時期、不同階段的發展情況。我國一直執行檔案隨人走制度,能夠真實地反映個人經歷、社會關系、工作業績等方面的內容。而綜合分析人事檔案管理中各項問題,進一步健全人事檔案管理制度,不僅能提升該單位人事檔案管理水平,也能為企事業單位選拔人才、人員晉升等提供依據。

一、企事業單位人事檔案管理現狀

(一)人事檔案管理意識淡薄

現階段,企事業單位中普遍存在過于注重業務而忽視其他工作的情況,這會導致人事檔案管理只處在檔案收集、保存等應付狀態中,只有少數單位把人事檔案材料當作人才開發的重要依據。此外,傳統管理觀念會在一定程度上隱匿人事檔案優勢,使人事檔案內各項信息并未在企事業單位發展及經濟建設方面發揮自身獨特的優勢,不能滿足新時期自身發展需求。加之,員工個人不重視人事檔案的重要性,使各單位普遍存在雖有人事檔案但沒有人在的情況,這也會導致轉正定級信息等重要檔案的丟失。

(二)缺少現代化辦公設備

由于人事檔案管理中所用的設備過于落后,人事檔案收集、編目等工作均由人工開展。加之人事檔案存放空間設計不合理,對檔案防潮、防火等設備建設不完善,基礎設備不全面,導致紙質檔案經多次查看、整理后發生嚴重的破損情況[1]。目前,大多數企事業單位檔案管理欠缺相應的硬件設備,這就導致檔案管理的不規范,甚至有些企事業單位檔案室存在亂堆亂放的現象,這與現代檔案管理理念嚴重脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好地應用現代化手段,從而影響了企事業單位檔案管理的完整性和安全性。而在電子檔案層面,因為缺少成熟的管理經驗,且不具備完善的計算機設施,使檔案信息未能完整地錄入計算機中,導致人事檔案現代化管理水平不高。

(三)檔案管理人員綜合素質不高

企事業單位從事檔案管理的人員在理論知識、專業素養和文化程度上參差不齊,檔案管理人員大都是從其他崗位上轉崗而來,檔案管理專業出身的人員少之又少[2]。即便是出身于檔案專業人員,其專業知識也比較老化,知識面較為狹窄,知識結構并不合理,學歷也比較低,思想觀念以及管理水平都比較滯后,難以與新形勢下檔案管理事業發展相適應。

(四)人事檔案管理機制落后

我國人事檔案管理長時期沿用“計劃管理”為主的管理形式,這種管理方法缺少靈活性,一切以計劃為主,這種制度已無法適應新時期人事檔案管理工作發展步伐。隨著科技的進步和社會的發展,人事檔案管理工作也發生了一些改變,各地企事業單位在對人事檔案管理中,由于不具備統一的管理標準以及模式,就只能夠按照自己的理解和實踐經驗來管理,從而導致檔案管理不完善。加之,有些單位為留住人才,出現扣留檔案的情況,這為新錄入單位在人事審核、審批過程中帶來諸多不便。加之,企事業單位未制定完善的人事檔案管理制度,在日常工作中檔案管理制度并未落實到位,缺少有效的管理、獎懲及考核機制,這也會在不同程度上降低人事檔案管理的效率和效果[3]。

二、優化人事檔案管理的對策

(一)提升人事檔案管理意識

大力宣傳《檔案法》,確保各單位管理人員認識到人事檔案工作的重要性。雖然人事檔案僅是企事業單位業務管理中的輔助內容,但卻是這些管理層制定決定的依據,也是這些單位引入優秀人才的信息源,能保障企事業單位檔案管理工作的順利開展。此外,企事業單位也要積極配合人事檔案管理人員做好檔案管理工作,進一步提升人事檔案管理質量。員工如果想獲得提拔、調動的機會,凈化工程www.schrjh.com,必須依賴全面的檔案給予支撐。因此,要進一步提升所有員工的歸檔自覺性和歸檔意識。同時,人事檔案管理者也應具備較強的法律意識,確保檔案管理有法可依,并使管理者樹立服務意識,完善已有的服務方法,進而滿足社會主義市場經濟的發展需求[4]。

(二)配置完善的檔案管理設備

新時期,企事業單位要加大在人事檔案管理方面的資金投入,全面引進現代化的設備和技術,配置人事檔案管理所需的現代化設備,促使其滿足新時期檔案管理工作的需求。一是配備完善的檔案管理現代化設施,比如為人事檔案庫房配置所需的除濕、除蟲等設備。此外,還必須設計相應的防盜、防火等自動監控或報警設施,利用現代化管理設備和技術滿足新時期檔案管理需求。二是運用現代化手段管理人事檔案信息,也就是依托計算機開展各項管理工作。此外,企事業單位應建立本企業的人才信息數據庫,不但有利于檔案管理者開展各項檔案管理工作,也使檔案管理工作呈現科學化及信息化的特征。

(三)提高檔案管理人員的素養

檔案管理人員是人事檔案管理的執行者和操作者,其對檔案管理工作的質量具有一定的影響。因此,企事業單位要采用多元化的方法,不斷提升檔案管理人員的綜合素質。例如,組織老員工學習現代化設備,針對新型檔案管理設備進行相關的培訓,提升其工作技能。此外,還可以建立相關的激勵機制,凈化工程www.schrjh.com,鼓勵人事檔案管理人員對自身素質提升,以保證工作的發展需求,更好地為檔案管理工作服務。

(四)完善人事檔案管理制度

企事業單位人事部門要加大對人事檔案管理的重視度,制定并逐步完善已有的管理制度,包含人事檔案管理制度、收集制度、保密制度等內容,不僅要依據規章辦事,凈化工程www.schrjh.com,也要認真執行各項制度的要求,使得人事檔案管理工作向著更規范的方向發展。綜上所述,完整的人事檔案資料不僅是企業事業單位優良文化的體現,也能夠反映該單位人事檔案管理水平,對企事業單位選拔人才、正確決策等方面發揮著重要作用。為進一步加強企事業單位檔案管理的有效性,相關管理部門應積極應用新技術、新方法,積極創新,確保人事檔案管理工作得以全面、有效地開展。

參考文獻:

[1]孫麗媛.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].管理觀察,2015(34):49-50.

[2]馮艷.事業單位人事檔案管理現狀與對策[J].檔案管理,2015(2):87-88.

[3]李曉婷.我國人事檔案管理的現狀及對策探析[J].人力資源管理,2014(1):163-164.

[4]李婷,王野.新時期人事檔案管理發展趨勢與對策[J].辦公室業務,2016(5):152.

作者:劉敏 單位:龍沙公園 在线看日本免费不卡资源,日本免费网址大全在线观看,日本不卡免费一区二区

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